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2023/05/19 14:00
どんな仕事にも締め切り、
納期ってのがあります。
締め切りまで時間があると
「まだまだ余裕だなと」安心します。
で、余裕ぶっこいていると
あっという間に締め切り日近くになり
「やっば・・・」と
冷や汗かきながら、慌てて取り掛かるってこと、
これまでに経験があるかと思います。
まるで学生が夏休みの宿題を溜め込み
夏休みが終わる前日にやるみたいな。
パーキンソンの法則ってのがあります。
納期に割り当てられる時間が長ければ
長いほど、その時間まで仕事が
間延び、拡大するって考え。
締め切りが長いと数時間で終わる作業を、
締め切り直前まで放置して先延ばしにしたり、
必要以上にそのタスクに時間をかけて
しまったり。
3日で終わる作業が、納期が1週間与えられると
完了するまで１週間かかってしまうってこと。
余分な時間がある分だけ、
人はそれを使い果たそうとします。
使える時間が長くあると、
余裕が生まれて安心し、
ついつい余分な時間を使ってしまいがち。
まるでお金と一緒ですね。
はたまた、部屋が狭いとスペースを有効活用するため
ミニマリズムで物を極力を持たない生活になりますが
部屋が広くなって余裕があると、
余計な物を買って、物が増えてしまいます。
締め切りが大事だ！ってこと、
みんなもちろん理解しています。
でも例え締め切りを設けたからと言って、
それがある程度適切な範囲の納期や
期限を設定していないと
必ずしも良い方向へ向かうとも
言い切れないってわけで。
むしろ時間が長くあるので
「もっとこうしよう」とか
「もっとああしたほうがいい」など
オプションを無駄に追加したり、
時間があるからと他の予定を入れたり
他を優先してしまったりなど
結局、タスク完了までに余計に時間を
食ってしまっていたり、ギリギリになっていたり、
納期までの余分な時間で
「あーやらなきゃなー」と
先送りにしてる不安やストレスしかり、
締め切り近くで猛烈に負荷をかけ、
心身共に負担が大きくなっちゃう。
タスクの複雑さや難解さで
完了までに時間がかかっているわけでは
ないということ。
それほどまでにそのタスクに時間が必要な
わけでもないのに、
時間があればあるだけ使おう、
使う必要があると感じてしまう。
そこで、
１）計画を立てる
そのプロジェクトやタスクの締め日を確認する。
プロジェクトという全体の塊りから
小さくタスクを要素分解し、細分化させる。
その小さなタスク、作業内容、
ボリュームなどを確認する。
小さく分解したら
自分で締め日を設定する。
どのくらいの時間がかかりそうか、
最小時間を計画する。
作業になんとなく入っていくのではなく、
どのような作業、アクションが必要と
なってくるのか、プロジェクトや
タスクをしっかりと理解し、
作業順序、段取りなど事前に
慎重に作業計画を立てておく。
うやむやなまま進むより
後回しするリスクを少しでも下げられる。
完了しなきゃいけないタスクが複数ある時、
その中でもしっかりと優先順位をつけて
重要な仕事を優先するようにする。
２）現実的な締め切りを設定する
締め切りが長すぎても、短かすぎても
生産性が向上するとは言いきれず、
タスクが完了するのに
実際にどのくらいその作業に
時間がかかるのか。というのを
ぼんやりではなく、現実的な締め切りを
設定するようにする。
真新しい事以外は、
過去の経験を元にして予測を立てる。
そして、締め日までの
時間ばかり気にして未来の一点に
意識をとらわれるのではなく、
（締め日を無視していいという意味ではなく）
どのくらいこの作業は早く
終わらせることができるかということに
意識を向け、目の前のタスクに集中する。
ただし、時間内に終わらせるということが
最終ゴールではなく、本質は
最高のクオリティーを時間内に終わらせること
ってのを忘れないようにする。
３）進捗を振り返る
今どのあたりにいるのか。あとどのくらいか。
次はどういうことが必要か。しっかりと業務の振り返りと
進捗を確認する。
このままのペースだと遅いすぎるとか、
良いペースで進んでいるとか
もっと効率化できるところはないかとか
ここはもっとこうしたほうがよかったとか
意外に時間がかかった/かからなかったなど
改善点や反省点も見えてくる。
４）タイマー管理
「ポモドーロ・テクニック」という時間管理術が
世界的に有名です。世界の名だたる心理学者や
脳神経学者、経営者も唱えています。
タイマーを使い、25分（または妥当な時間）に設定し、
その時間に1つのタスクのみを処理します。
タイマーが切れたら、短い休憩（通常5分間）を
自由に取ること。ポモドーロを 4 回行った後に
15～30 分の休憩します。
・25分間隔ごとにタスクを1つだけ割り当てます。
この間タスクは絶対に切り替えない。
・休憩をスキップしないで必ずとる
・休憩中にメールをチェックしない
25分間は、タスクの中断や緊急事態を
受け入れないようにし、
目前のことをやりきる、やりぬくことに
全意識とエネルギーを注ぎます。
タイマーが切れたときに、
自分がいかに没頭していたかも
わかり「結構、集中できたかも」と自信や
充実感も沸いてきます。
時間が決まっていると、
無駄に仕事のオプションをつけて、
細部の細部にまで必要以上にこだわって
しまったりなど、
作業を拡大させてしまい、
時間を余計に食いつぶす
リスクも下がります。
パーキンソンの法則。
人は時間があればあるほど
時間の無駄使いをしてしまう。
締め切りが長けりゃ長いだけ
その余分な時間を埋めようと
仕事は拡大していきます。
仕事以外にも様々な
場面で言えること。
時間を管理して効率的に終え、
仕事の非効率化を防ぎ、
無駄に残業せず、オーバーワークせず、
うまくワークライフバランスをとること。
おあとがよろしいよう。
今日はここまで。
おしまい。
